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企業が「人」の力を最大限に活かすために

・ 経営者が本来おこなうべき業務(企業経営そのもの)に集中できる環境
・ 従業員が本来おこなうべき業務(各自の職務・仕事)に集中できる環境


の二つを整備することです。この環境整備を置き去りにしていては、企業の成長は、頭打ちになってしまいます。このため、経営者の皆さまは、いま一度、自社を発展・成長させるための「人」に関する課題(二つの環境整備)について考えてみましょう。

経営者が本業(企業経営)に集中できる環境

これまで経営者自らが(又は社内で)賄ってきた人事・労務面の事務処理について、いま一度、「経営者が本業(企業経営)に集中できるようにする」という視点で、これまで通り自ら行っていくべきか否かを考えてみてください。
人事・労務面の事務処理を外部に委託すると、以下のようなメリットが得られます。

これまで通り経営者自らが(又は社内で) 事務処理を行っていくと
給与計算代行
問題点

経営者にとって、一人分、二人分の給与計算の処理であれば、本業の傍ら、自ら対応することは可能でしょう。
しかし、事業が順調に回りだし、従業員が徐々に増えてくると、当然ながら、給与計算に倍々の時間(手間)を取られることになります。
また、給与は働いた分の対価ですから、従業員は、毎月の支給額と控除額に、たいへん注目しています。このため、計算の誤りは、従業員の会社に対する忠誠心や職務へのモチベーションを大きく低下させてしまう要因になり得ます。

外部に委託するメリット

当事務所に給与計算をご依頼いただいている場合、経営者の皆さまの手間は、毎月の出退勤(就業時間)データを、お当事務所に預けいただくだけになります。つまり、これまで計算事務に取られていた時間を、本業に使うことができるようになります。
また、給与計算において最も重要なことは、「正確さ」です。当事務所は、給与計算に関係する法改正の情報を把握していますので、常に最新の保険料率に基づいた正確な給与計算が行えます。
さらに、自社で給与計算を行っている場合、専任担当者の突然の休職又は退職など、不測の事態が起こったとき、すぐには代わりの人材が見つからず、たちまち毎月の事務に支障をきたす恐れがありますし、給与の情報は、会社にとって対外的にも、社内的にも守るべき個人情報ですから、経営者は、従業員間でも不用意な情報漏洩が起らないよう、社内の情報管理(担当者の情報教育)にも気を使うものですが、当事務所にご依頼いただいている場合、これらの懸念は全くありません。
なお、これらの外部委託のメリットが理解されてきたことにより、昨今では、中小企業も「給与計算だけは外注に出したい」とする傾向が強まっています。

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行政機関(役所)等に対する届出事務の代行
行政機関(役所)等に対する届出事務の代行 問題点

経営者にとって、事業(会社組織)を運営することと、「人」(従業員)を雇うことは、ほとんど一体のものです。事業が順調に回りだすと、従業員は徐々に増えます(又は、従業員の出入りが発生します)ので、当然ながら、その都度、役所等に対する届出事務が発生します。
しかし、これらの届出事務は、労働基準監督署、公共職業安定所、年金事務所、協会けんぽ、健康保険組合など、届出先が多岐に渡っており、その適用要件や必要書類も様々ですから、経営者にとって、本業の傍らこれらを一つ一つ調べて対応することは、いちいち手間が多い(面倒くさく)ことですし、これらに割く時間が無駄です。

外部に委託するメリット

経営者にとって、届出事務は手間の多い作業であることから、なかなか手が回らず、会社を設立した(又は、従業員を雇入れた)後も、必要な事務手続きを遅延しているケースが、往々にしてあります。
しかし、この状態は、要するに「知らず知らずのうちに適用漏れなどの違法行為に該当している」ということですから、早々に改善する必要があります。
当事務所では、役所等に対する届出事務を、ひとつひとつ分けずに、必要な事務一式(届出先が多岐)を一括で処理します。このため、当事務所にご依頼いただいている場合、処理が迅速かつ確実で、届出漏れが発生せず、経営者は安心です。また、万が一、これらの行政機関(労働基準監督署、年金事務所など)から調査が入っても、当事務所が対応できますので、経営者は安心です。

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助成金の申請代行
助成金の申請代行 問題点

各種の助成金や奨励金は、その支給要件を満たせば、どの企業も、行政機関に対し申請して「もらえるお金」です。これは、中小企業にとって、たいへんありがたい話ですから、どの経営者も、資金繰りの一助として、助成金を「もらいたい」と思うものです。
しかし、その申請手続きは、金額の大きい助成金ほど、要求される必要書類が多く、中には、計画申請・支給申請といったように、手順の段階を踏まなければならない助成金もあるなど、総じて複雑、かつ、分かりにくい手続きになっています。
また、それぞれ申請手続きには、個別に期限が設定されており、この期限を1日でも過ぎると申請が受理されず、助成金はもらえないことになります。

外部に委託するメリット

各種の助成金や奨励金は、通常、その満額を受給するために、ある程度長い時間(助成金によって数ヶ月から数年まで幅があります)の中で、複数回の支給申請を行うよう期限が設けられており、それに則って何度も手続きを行う必要があります。また、上記のとおり、それらの期限は、厳守とされています。
しかし、本業の傍ら期日管理を行う経営者の皆さまからは、「支給申請を忘れて、期限を過ぎてしまった」という声をよくお聞きします。当然、長きに及ぶ期日管理ですから、失念しがちです。
当事務所にご依頼いただいている場合、複数回に及ぶ申請の書類作成から申請手続きまで一括でお引き受けしますので、経営者の皆さまは、期日失念のリスクから解放されます。また、専門家の社労士が手続きを行う方が、一部の書類を省略できるなど、有利な場合があります。

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従業員が本業(各自の職務・仕事)に集中できる環境

従業員が増えることにより、職場には、「人」にまつわる問題(いわゆる労務問題)が、大なり小なり発生してきます。これまで数名の規模であれば、大した問題とは考えられなかったことでも、「人」が増えることにより、問題は顕在化していきます。
そして、労務問題の発生は、従業員が職場において能力を発揮することを妨げ、会社の成長を抑止する要因になります。
このため、経営者は、できるだけ早い段階で、労務問題の防止策について考えておくことが必要です。きちんと対策を施しておくことにより、労務問題の発生が抑えられ、職場には「見えない安心感」が生まれます。
これが、従業員を本業(各自の職務や仕事)に集中させ、会社の成長を後押しする要因になります。

従業員が増えると発生する「人」の問題
従業員が増えると発生する「人」の問題

ひとくちに労務問題といっても、その中には、「無断欠勤」などの軽度なものから、「仕事に起因する自殺」などの重度なもの(社会問題になるもの)まで、幅広く含まれます。
このため、専門的に対応できる人材がおらず、社内に対応事例すら積み上がっていない、中小企業(ベンチャー企業)の場合、これらの労務問題(又は、その発生懸念)に、経営者が自ら考えながら対応するのは、たいへん骨の折れることですし、おそらく十分に対応しきれないものと思われます。
当事務所代表の井溝は、従業員5千人規模企業の人事管理部門において、実際に問題解決に当たってきましたので、それぞれの会社に合った必要十分な対応により、労務問題を適切かつ実際に解決します。

中小企業の職場では、こんな労務問題の発生が予測されます

  • 退職、雇止め、解雇の際に発生する退職関連トラブル
  • 雇入れ時の労働条件・賃金条件との相違に関するトラブル
  • 勤務怠慢、無断欠勤、失踪などの勤怠面の諸問題
  • 社内の恋愛トラブル、セクシャルハラスメントの問題
  • 社内のいじめ、けんか、パワーハラスメントの問題
  • 従業員間の金銭貸借に関するトラブル
  • 通勤途上で事件・事故に巻き込まれるトラブル
  • メンタル性疾患など心身と健康面の諸問題

もしかすると、「うちの会社には縁がない」と思われるかもしれません。
しかし、これらの問題が実際に起きてからでは遅いのです。
これらは、いずれも企業の成長に必要不可欠な「人」の問題です。
まだ問題が発生していない、いまから、防止策に取り組みましょう。

当事務所だから対応できること

先に述べましたとおり、当事務所代表の井溝は、過去に大手企業の人事管理部門において、上記に挙げた労務問題をひと通り経験し、実際に解決に当たってきました。
このため、当事務所には、他の社労士事務所に無いノウハウがあります。既に発生した目先の問題を、適切に解決することはもちろん、更に一歩踏み込んで、問題が発生した原因を明らかにした上で、それぞれの会社に合った今後の防止策まで、きめ細かくアドバイスできます。

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労務問題の対応事例

ここでは、ひとつの事例として、従業員が「無断欠勤」した場合を考えてみましょう。
ここでは、ひとつの事例として、従業員が「無断欠勤」した場合を考えてみましょう

経営者の皆さまなら、どう対応されるでしょうか。私なら、こんな感じで対応します。ざっと触りだけですが具体的に示させていただきますと・・・

いわゆる「無断欠勤」というのは、「出社時刻になっても、何の連絡も無いまま、出社が確認できない状態」のことです。原因としては、①単に寝坊しただけ、又は、通勤途上において②何かトラブルに巻き込まれたか、③体調不良を起こしたか、などの可能性が考えられますね。
経営者の皆さまの中には、「そんなもの、放っておけばいい(笑)」と大きく構えられる方も、多分、おられることと思います。しかし、会社には、一応、使用者としての責任がありますので、判った上で放置することは良策ではありません。このため、とりあえず、本人と連絡を取ることを試みます。
まずは、軽微な懸念を解決するために、自宅(又は下宿先)電話と携帯電話に連絡を入れてみます。この段階で連絡がつけば、それまでの話です。しかし、すぐに連絡がつかない場合は、通勤経路を管轄する警察と消防にも、事故等の情報を確認しましょう。本人が該当するような救急搬送等の記録が無ければ、それに越したことはありません。ひとまずは安心です。
また、電話しても連絡がつかない場合は、直属の上司などの責任ある立場の者に、自宅(下宿先)を訪問させて、現地を確認します。これは、訳あって電話に出ない(又は、病気等で出れないで状態)という可能性があり得るためです。しかし、自宅には不在と判断された場合、所持している携帯電話しか連絡手段がありません。定期的に連絡を入れ、留守電には必ず「連絡くれ」と伝言を残すようにします。

さらに

この段階になると、職場でのトラブルが原因である可能性も考えられますので、所属部署に対し、前日に何かトラブルが無かったか、普段の勤務態度や最近の様子に変わった点は無かったか、などを確認しておきます。例えば、職場内での口論や、成績不振の叱責などがあった場合は、あながち、本人にだけ出て来ない原因があるとは言えません。
このような感じで進めていきますが、この段階まで至る事例は、おそらく10件に1件程です。ほとんどの場合、すぐに(遅くともその日の午前中には)連絡がつきますし、案外、大した理由は無いものです。特に、最近の若い方達からは、「寝坊してしまい自宅を出たが、かなり遅刻するので、連絡するのが怖くなって、どうしようか悩みながらウロウロしていた」という理由をよく聴きます。(笑)
この事例の着地としては、一応、服務規律違反を犯していますので、情状を計りながら、厳重注意処分か、譴責処分(始末書)か、どちらかの対応をとることになります。この処分を決める際の判断材料として、先に所属部署から聴取しておいた事情を加味します。どんな事例でも、対応する上で大切なことは、会社の立場から最悪の場合を想定しながら動く、ということです。

なお、上記は大事に至らない事例でしたが、一方で、もっと深刻な状況に発展する事例が稀に発生します。例えば、その日のうちに連絡がつかず、翌日以降も無断欠勤する場合や、無断欠勤したまま居なくなってしまう場合(音信不通、失踪)などです。これらの事例については、また別の機会に詳しくお話ししたいと思います。
対応のヒントは、保護者にも連絡、捜索願、解雇通知、内容証明郵便ですね。

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企業が「人」の力を活かせる業務案内

企業が「人」の力を最大限に活用するための業務案内

以下の業務については、是非、当事務所まで、お気軽にご相談ください。
人事・労務部門の専門家だからできる、また、労務問題の解決・防止の現場を知る当事務所だからできる、ご提案をさせていただきます。

○ 都度、又は定期的に発生する役所への届出事務
(届出先が労働基準監督署、公共職業安定所、労働局、年金事務所、協会けんぽ、健康保険組合など)

  • 従業員の入退社に関する手続き一式(扶養届、離職票含む)
  • 労働保険(雇用保険、労災保険)の新規適用事業所となる届出
  • 労働保険(雇用保険、労災保険)の保険料概算・確定申告(年度更新の手続き)
  • 社会保険(健康保険、厚生年金保険)の新規適用事業所となる届出
  • 社会保険(健康保険、厚生年金保険)の標準報酬月額算定基礎届(定時決定の手続き)
  • 社会保険(健康保険、厚生年金保険)の標準報酬月額変更届(随時改定の手続き)

○ 毎月発生する、又は期日管理が必要になる事務処理

  • 給与計算(賞与計算、年末調整)
  • 雇用保険法その他法律に基づく各種助成金の計画申請、支給申請

○ 専門家に頼んだ方が安心できる業務

  • 就業規則その他社内規程の作成、見直し及び届出
  • 事業主の労災保険特別加入
  • 労働・社会保険諸法令に基づく各種保険給付の請求
  • 労働者派遣など特殊な事業の開業に必要な許認可申請